In questi giorni siamo in molti a ritrovarci davanti a una telecamera, per lo più davanti allo smartphone, per partecipare a video chiamate Whatsapp o Skype con i cari che non possiamo vedere dal vivo. Si stanno moltiplicando anche gli appuntamenti lavorativi, poiché ricreare una riunione virtuale permette di mantenere quelle sane abitudini che in ufficio sono all’ordine del giorno.  E quindi come comportarsi in Streaming e Videoconferenze

Se sei un docente di corsi leggi anche questo articolo.

Questo è il motivo per cui nasce la nostra Vidiquette, traducibile come ‘’etichetta per la videoconferenza’’.

Il termine non è stato coniato da noi ma dall’azienda Polycom, che installa sistemi di videoconferenza per grandi aziende, sistemi che si sono evoluti fino ad essere oramai disponibili per tutti. Dobbiamo però sempre ricordarci che anche se siamo a casa, stiamo lavorando e questo comporta un registro diverso da quello che possiamo avere con i nostri cari.

Sembra un’osservazione scontata?
In realtà no: eccovi allora 5 regole da rispettare per risultare professionali nelle vostre videoconferenze e streaming di lavoro e come comportarsi.

Vèstiti!

Sei mai andato a lavoro in pigiama? Di certo no, e non lo faresti mai, neanche in videoconferenza!
Come non pensare alla famosa immagine del presentatore televisivo ripreso fino al busto in giacca e cravatta, ma senza pantaloni perché le gambe sono nascoste dalla scrivania; questo per spiegare, in sintesi, come tutto ciò che compare in video dovrebbe essere curato, in ordine e presentabile.

Lo sfondo

Cerca di posizionarti in uno sfondo omogeneo o neutro. Evita di inquadrare porte che potrebbero essere aperte da membri della famiglia a piacere e rifai il letto, cura i dettagli che vedranno anche gli altri. Perché sì, gli altri vedranno tutto, e come se non bastasse noteranno proprio il letto sfatto o i vestiti buttati sulla poltrona!

La luce su di te

Durante una videoconferenza è importante che gli altri ti vedano, quindi occhio alla luce: evita di metterti con le spalle alla finestra o di esporti a fonti luminose troppo forti che disturbano sia te che i tuoi interlocutori.

Il rumore di sottofondo

Tutti i sistemi di videoconferenza danno la possibilità (fantastica) di disattivare l’audio. Non è una funzione messa lì a caso, scoprirai quanto è importante nel momenti in cui inizierai a scrivere battendo i tasti come un martello pneumatico, o nel caso in cui dovessi aprire un pacco di patatine. Risparmia ai partecipanti il rumore molesto dei tap tap tap ossessivi sulla tastiera e fai lo spuntino di mezza giornata in silenzio!

Video in pausa

Come per l’audio, anche il video può essere momentaneamente messo in pausa. Evita di farti vedere mentre qualcuno passa dietro di te con il carico della lavatrice da stendere, o mentre mangi un intero pacco di biscotti come se non ci fosse un domani.

Se pensi che la nostra Vidiquette sia utile, condividila con capi e colleghi (soprattutto quelli che, finora, hanno ignorato alla grande tutte e 5 le regole!).

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Come tanti di voi, anche io sto seguendo in questi giorni l’evolversi dei contagi del famigerato Coronavirus, prima in Cina poi in Italia. Fino a venerdì scorso (21/02/2020) l’interesse era solo personale, ma in questo weekend qualcosa è cambiato.

Sabato, come tutti sapete, sono aumentati esponenzialmente i contagi in Italia -lascio agli scienziati i commenti sui motivi-; personalmente, ho passato la giornata tra un po’ di relax in famiglia e mettere a punto gli ultimi preparativi per i 3 eventi della settimana prossima.

Domenica mattina alcune regioni chiudono le scuole fino a data da definire. A questo punto ho pensato che le ripercussioni sull’economia e sul mondo del lavoro sarebbero state da lì a poco palesi, e nel mio piccolo è successo il giorno stesso.

Alle 14 arriva il primo messaggio whatsapp di Alessandra (“primo” cliente) che mi dice “Ciao Carlo , qui si ventila che l’evento salti, perché sono quasi tutti Lombardi”.

L’evento con Alessandra è molto semplice, 40 persone, corso di formazione: preparare la sala con impianto, assistenza tecnica, riprese video. Al suo messaggio rispondo un generico “OK aspetto”.

Fino alle 21 non succede nulla, io penso e ripenso se ha senso o meno annullare un evento, poi penso che sarà riprogrammato da lì a qualche tempo. Ma le mie riflessioni volano subito al grande evento del prossimo weekend che sto organizzando con Fabiana. Mi domando: lo annulleranno?

Alle 21,30 si fa vivo un secondo cliente, Luca, per l’evento di Mercoledì. Sempre su whatsapp ”Ciao Carlo, a causa del Coronavirus l’evento di Mercoledì è stato cancellato; credo sarà riprogrammato entro il mese di Marzo, spero vorrai capire. Grazie”. L’evento con Luca è un po’ più complesso e sarà riprogrammato per momenti più tranquilli. Luca vive proprio a Milano e gli chiedo che aria si respira. Lui mi risponde “…guarda, questa sera sono andato al supermercato e gli scaffali erano tutti vuoti, noi da domani siamo in smart working…“

A questo punto inizio a riflettere sullo smart working e penso che tutti questi eventi annullati a me porteranno dei ritardi economici o mancati ricavi, ma un’azienda che ha investito soldi e tempo in un evento si ritrova senza nulla, con il rischio di perdere eventuali sponsor ed esposta a critiche di qualsiasi tipo, in relazione all’opportunità di fare la scelta di annullare eventi in situazioni di allerta ancora non chiare. D’altra parte, quando in gioco c’è la salute dei tuoi partecipanti, è difficile confermare un evento e far arrivare persone a Roma da mezza Italia. Mi viene in mente che Fabiana, il cliente per con il quale ho in programma il lavoro grande, è coinvolta proprio con un’associazione di malati. Credo lo annulleranno.

Si fanno le 22,30 di domenica, mia figlia dorme e io accendo la TV su “Che tempo che fa”. Lo studio è vuoto. Ma loro sono in onda. Ci sono solo Fazio e Filippa, gli ospiti e i tecnici.

A quel punto mi sembra tutto chiaro: devo richiamare tutti e dirgli di fare l’evento in streaming, così risolviamo i problemi di mobilità, risolviamo il lavoro da remoto, salviamo l’evento.

Alle 23 mi arriva il messaggio di Alessandra (“primo” cliente) lapidaria: “Ciao Carlo, niente meeting! Rimandato a data da definirsi”. Sono arrivato tardi, ormai hanno deciso, il rinvio è stato comunicato. Ma mi riprometto che la mattina del lunedì 24/02/2020 avrei scritto questo articolo, perché magari qualcuno potrebbe non avere in mente che, seppur senza astanti presenti, nel 2020 possiamo guardare e seguire un convegno, una conferenza o un evento in streaming.

Questa mattina appena arrivato in ufficio mi giunge la telefonata di Fabiana (“terzo” cliente, quello “grosso”): “Penso che già immagini perché ti chiamo: non possiamo far venire i nostri ospiti, che sono già in condizioni non perfette di salute, mettendoli a rischio di una possibile complicanza respiratoria. Dobbiamo annullare l’evento.” Quando Fabiana mi spiega che la loro conferenza sarà rinviata di 1 anno e quindi non ci sarà nel 2020 le dico: “Prima di comunicare l’annullamento avete pensato di fare la conferenza in streaming a porte chiuse?”

Hai bisogno di una consulenza per il tuo evento in annullamento?

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