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L’industria del meeting e del congresso è molto ampia, parte dai saggi delle scuole passando per le conferenze aziendali, arriva alle fiere commerciali.

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Come tanti di voi, anche io sto seguendo in questi giorni l’evolversi dei contagi del famigerato Coronavirus, prima in Cina poi in Italia. Fino a venerdì scorso (21/02/2020) l’interesse era solo personale, ma in questo weekend qualcosa è cambiato.

Sabato, come tutti sapete, sono aumentati esponenzialmente i contagi in Italia -lascio agli scienziati i commenti sui motivi-; personalmente, ho passato la giornata tra un po’ di relax in famiglia e mettere a punto gli ultimi preparativi per i 3 eventi della settimana prossima.

Domenica mattina alcune regioni chiudono le scuole fino a data da definire. A questo punto ho pensato che le ripercussioni sull’economia e sul mondo del lavoro sarebbero state da lì a poco palesi, e nel mio piccolo è successo il giorno stesso.

Alle 14 arriva il primo messaggio whatsapp di Alessandra (“primo” cliente) che mi dice “Ciao Carlo , qui si ventila che l’evento salti, perché sono quasi tutti Lombardi”.

L’evento con Alessandra è molto semplice, 40 persone, corso di formazione: preparare la sala con impianto, assistenza tecnica, riprese video. Al suo messaggio rispondo un generico “OK aspetto”.

Fino alle 21 non succede nulla, io penso e ripenso se ha senso o meno annullare un evento, poi penso che sarà riprogrammato da lì a qualche tempo. Ma le mie riflessioni volano subito al grande evento del prossimo weekend che sto organizzando con Fabiana. Mi domando: lo annulleranno?

Alle 21,30 si fa vivo un secondo cliente, Luca, per l’evento di Mercoledì. Sempre su whatsapp ”Ciao Carlo, a causa del Coronavirus l’evento di Mercoledì è stato cancellato; credo sarà riprogrammato entro il mese di Marzo, spero vorrai capire. Grazie”. L’evento con Luca è un po’ più complesso e sarà riprogrammato per momenti più tranquilli. Luca vive proprio a Milano e gli chiedo che aria si respira. Lui mi risponde “…guarda, questa sera sono andato al supermercato e gli scaffali erano tutti vuoti, noi da domani siamo in smart working…“

A questo punto inizio a riflettere sullo smart working e penso che tutti questi eventi annullati a me porteranno dei ritardi economici o mancati ricavi, ma un’azienda che ha investito soldi e tempo in un evento si ritrova senza nulla, con il rischio di perdere eventuali sponsor ed esposta a critiche di qualsiasi tipo, in relazione all’opportunità di fare la scelta di annullare eventi in situazioni di allerta ancora non chiare. D’altra parte, quando in gioco c’è la salute dei tuoi partecipanti, è difficile confermare un evento e far arrivare persone a Roma da mezza Italia. Mi viene in mente che Fabiana, il cliente per con il quale ho in programma il lavoro grande, è coinvolta proprio con un’associazione di malati. Credo lo annulleranno.

Si fanno le 22,30 di domenica, mia figlia dorme e io accendo la TV su “Che tempo che fa”. Lo studio è vuoto. Ma loro sono in onda. Ci sono solo Fazio e Filippa, gli ospiti e i tecnici.

A quel punto mi sembra tutto chiaro: devo richiamare tutti e dirgli di fare l’evento in streaming, così risolviamo i problemi di mobilità, risolviamo il lavoro da remoto, salviamo l’evento.

Alle 23 mi arriva il messaggio di Alessandra (“primo” cliente) lapidaria: “Ciao Carlo, niente meeting! Rimandato a data da definirsi”. Sono arrivato tardi, ormai hanno deciso, il rinvio è stato comunicato. Ma mi riprometto che la mattina del lunedì 24/02/2020 avrei scritto questo articolo, perché magari qualcuno potrebbe non avere in mente che, seppur senza astanti presenti, nel 2020 possiamo guardare e seguire un convegno, una conferenza o un evento in streaming.

Questa mattina appena arrivato in ufficio mi giunge la telefonata di Fabiana (“terzo” cliente, quello “grosso”): “Penso che già immagini perché ti chiamo: non possiamo far venire i nostri ospiti, che sono già in condizioni non perfette di salute, mettendoli a rischio di una possibile complicanza respiratoria. Dobbiamo annullare l’evento.” Quando Fabiana mi spiega che la loro conferenza sarà rinviata di 1 anno e quindi non ci sarà nel 2020 le dico: “Prima di comunicare l’annullamento avete pensato di fare la conferenza in streaming a porte chiuse?”

Hai bisogno di una consulenza per il tuo evento in annullamento?

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