Evento 3.0: L’allestimento multimediale dell’evento

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Evento 3.0: L’allestimento multimediale dell’evento

evento multimediale

E' molto tempo ormai che il modo di concepire e organizzare un evento dal vivo è cambiato.

Quando organizziamo una giornata di formazione piuttosto che un convegno politico, un congresso scientifico o una fiera, siamo sempre alle prese con catering, affitto sala, gestione dell'audio e del centro slides, traduzioni simultanee, organizzazione del materiale pubblicitario, allestimento sala, e in ultimo, ma non di minor importanza, con la faticosissima interazione con i relatori e i partecipanti.

A tutto questo (e non è poco, chi organizza eventi può capire le mie parole...) negli ultimi anni si è aggiunta una consapevole gestione di quello che potremmo chiamare l'allestimento multimediale dell'evento. Le sbandierate nuove tecnologie infatti ci danno oggi delle possibilità nuove e potenzialmente importanti. Unica problematica? Dobbiamo conoscerle! Non è facile infatti stare dietro a tutte le innovazioni che si susseguono a ritmi incalzanti.

Di seguito esploriamo in rapida successione solo alcune delle possibilità che sarebbe bene conoscere. Innanzi tutto prenderemo in esame quelle relative all'interazione col pubblico, sia quello presente in sala che quello che segue da casa o dal posto di lavoro: intervenire, votare, fare domande o rispondere a test è diventato possibile durante eventi dal vivo e formazioni a distanza. aNell'articolo successivo invece vedremo le nuove frontiere dell'allestimento della sala con impianti e soluzioni tecnologiche attuali

Ecco i modi (molto agevoli) per interagire con il pubblico in tempo reale.

Twitter Wall

Il sistema di Twitter Wall rende l’esperienza Social in aula a forte impatto visivo. Consiste nell'installazione di maxi schermi Lcd nella sala dove si svolge l'evento. Tramite l’associazione di un Hashtag al sistema di Twitter Wall, si visualizzano su tutti dispositivi video in dotazione della sala i twitt che contengono l’Hashtag impostato. Viene così visualizzato un “muro” di immagini di tutte le persone che hanno interagito, e in tempo reale vengono evidenziati singoli Twitt. Gli astanti sono così facilitati a interagire “Twittando” direttamente dal proprio profilo social, col proprio tablet o smartphone. La videata del Twitter Wall può anche essere inserita all’interno dello streaming live in modo da coinvolgere anche i partecipanti da remoto.

Televoto

Il sistema di televoto è uno strumento potente per ampliare la comunicazione durante un evento. Il pubblico può partecipare alle domande in maniera interattiva e il relatore ha riscontro immediato dell’efficacia del suo intervento. I dati inviati tramite il telecomando vengono elaborati in tempo reale ed in pochi secondi vengono prodotte delle slide che possono essere visualizzate in aula o inviate attraverso lo streaming live. I punti forti del servizio: sondare la situazione prima della presentazione e avere conferma dell’interazione; raccogliere dati dai partecipanti; rendere la platea più attiva; salvare e accumulare i dati per analisi continuative con la creazione di report.

Uso dei social media

Periscope, YouTube, Facebook, tutti i social si stanno “attrezzando” per poter ospitare contenuti video trasmessi in diretta streaming. La ragione è puntuale nella sua semplicità: la diretta video rappresenta l'acme della rappresentazione di un evento on line. Per questa ragione, se si decide di mandare su internet un evento dal vivo, si deve essere pronti ad affrontare nel modo migliore possibile l'interazione con il pubblico. Riuscire quindi a sfruttare al massimo la potenziale visibilità donata dalla platea web.

Il primo passo è senza dubbio preparare l'evento creando la corretta aspettativa per la data in cui si svolgerà l'evento, utilizzando i social media e delle mailing list relative al network di riferimento, ovvero ai potenziali interessati all'evento. In secondo luogo, dove è possibile, si devono utilizzare tutte le piattaforme social a nostra disposizione per avere il più ampio spettro di utenze. Terzo elemento è l'interazione col pubblico, durante l'evento, all'interno dei profili utilizzati per la diretta: moderazione, ricezione del feedback, condivisione. Creare quindi tutte le condizione affinché l'evento venga valorizzato nel migliore dei modi.

Paolo Gattari
Paolo Gattari
20 anni di esperienza nella comunicazione per imprese, fondazioni culturali, politica. Creazione di impresa nel campo della comunicazione sul web. Redazione articoli, interviste, ufficio stampa, gestione comunicazione campagne elettorali. Esperienza nell'organizzazione eventi.
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